【 ケアプランデータ連携システム 】とは?いつから開始?

2022年9月、厚生労働省は「ケアプランデータ連携システム」の本格稼働を実施すると発表しました。

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ケアプランデータ連携システムとは

ケアプランデータ連携システムとは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所間で、毎月やりとりされる居宅サービス計画書、サービス利用票(予定・実績)等のケアプランをクラウド上で安全にデータ連携するためのシステム基盤のことです。 本格稼働が開始するのは令和5年4月と予定されています。

これまでのように、手書きや印刷したケアプランのデータをFAXなどでやりとりする手間を省き、データでやり取りをすることで安全にそして円滑にデータ連携をすることができるようになります。

全国的に介護職の人材不足が課題とされる中ですが、ケアプランのやり取りをオンライン化することで介護現場の事務作業による負担を軽減し、サービスの向上につなげることを目指しています。 ※すでに令和元年には、サービス提供票(予定・実績)を連携するための標準仕様を公開しています。

ケアプランデータ連携システムを使うとどんな効果がある?

ケアプランデータ連携システムを使うことによって期待できる効果は以下のように考えられています。

  • 記載する時間が削減される
  • 転記などの手間やミスが削減される
  • 郵送やFAX通信費などのコストが削減できる
  • データ管理をすることで文章量が削減できる
  • 介護ソフトに入力している情報をそのまま利用することができる

このようにひとつひとつの手間やコストが削減できると、より利用者さんの支援にかける時間を増やすことができるようになり、サービスの質が向上するというしくみです。

郵送や手持ちでやり取りを行っている場合、それをオンライン化すると印刷費、郵送代、交通費など様々な経費が削減でき、年間で80万円のコストを削減できると試算も公表されました。事業所によっては、事務作業にかかっていた人件費が削減されることもあるかもしれません。

事務作業の削減のみならずコストの削減にもつながるため、浮いた費用を他のところに回すこともできそうです。

データ連携の方法は?

事務作業の負担が軽減されるとはいっても、どういう風にオンライン化するの?というのが気になるところ。
ここからはケアプランデータ連携システムを利用する方法をご紹介します。

まず、ケアプランの連携を行うには、ケアマネもサービス事業所もお互いに【ケアプランデータ連携クライアント】というシステムを導入することが必須となります。

これは今お使いの介護ソフトとは別で必要となるものなのでご注意ください。ケアプランデータ連携クライアントは、事前に専用のWEBサイトから利用申請を行い、国保中央会のサイトからソフトをダウンロードし、事業所のパソコンにインストールして使います。1事業所あたり年間21,000円(税込)を支払って1年間有効ライセンスが付与されるそうです。支払方法は、電子請求証明書発行手数料と同様に国保連に請求する介護給付費からの差し引きが可能と公表されています。
(ケアプランデータの送信には電子証明書が必要となります。すでに電子証明書をお持ちの場合は同じ証明書の利用が可能です。)

ケアマネさんは今お使いの介護ソフトで作成したケアプランをファイル出力し、ケアプランデータ連携クライアントに入れてサービス事業所へ送信することが可能となります。

この際、ケアマネとサービス事業所とでまったく別の介護ソフトを使っていても送受信できますのでご安心ください。 受信したケアプランデータをお使いの介護ソフトに取り込んで確認することができるので大変便利にやり取りができるようになります。

今回、厚労省の発表ではデータ連携の手順がわかりやすい概略図も公開されていますのでご確認ください。

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ケアプランデータの連携には介護ソフトがあると断然便利

ケアプランデータ連携を行うためには、まずケアプランがデータ化されている必要があります。 介護ソフトを利用すると簡単な操作でケアプランを作成することができ、もちろんデータ化された状態でケアプランが完成するので断然便利にご利用いただけます。

介護ソフトを利用するメリットは手書きする必要がないため転記や複製が簡単に行えること。毎月同じ予定を立てる場合など一から作成しなくて済むので非常に効率が良くなります。先ほども述べたように、居宅介護支援事業所とサービス事業所とで別の介護ソフトを利用している場合でもケアプランデータ連携は行うことができるので、ご自身の使いやすい介護ソフトを選択することが可能です。

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